La pregunta suele llegar en mal momento: la propiedad del edificio pide el certificado de mantenimiento, la aseguradora quiere saber quién revisa los equipos o un inspector solicita el registro de operaciones. Entonces muchas empresas descubren que cuidar el aire acondicionado no era solo una buena práctica, sino una obligación con requisitos concretos que dependen de la potencia instalada y que recaen sobre quien explota la instalación.
Este artículo explica qué exige el RITE, la norma estatal que regula las instalaciones térmicas de los edificios, en qué casos hay que firmar un contrato con una empresa mantenedora y qué apartados debe tener ese contrato para proteger de verdad a la empresa. También repasa los documentos que conviene tener localizados en la Comunitat Valenciana, donde la Generalitat aprobó en 2024 un modelo oficial de certificado de mantenimiento.
Qué exige el RITE a la empresa titular de la instalación
El RITE procede del Real Decreto 1027/2007 y ha tenido varias modificaciones, entre ellas la del Real Decreto 178/2021. Hace responsable de su cumplimiento al titular o usuario de la instalación térmica desde la recepción provisional. Eso significa usarla según su Manual de Uso y Mantenimiento, encargar el mantenimiento a una empresa mantenedora habilitada, someterla a las inspecciones que correspondan y guardar constancia de todo lo que se hace en los equipos.
Mantener es obligatorio con cualquier potencia, pero la forma de hacerlo cambia con el tamaño de la instalación. El artículo 26 del reglamento distingue tramos según la potencia térmica nominal, sumando la generación de calor o de frío. La tabla resume lo que interesa a una empresa de oficinas, comercio, hostelería o industria ligera cuando revisa su situación.
| Potencia térmica nominal instalada | Qué exige el RITE |
|---|---|
| Entre 5 y 70 kW | Mantenimiento a cargo de una empresa mantenedora, siguiendo el Manual de Uso y Mantenimiento |
| Más de 70 kW | Contrato de mantenimiento con una empresa mantenedora y certificado anual |
| Más de 5.000 kW de calor o más de 1.000 kW de frío | Contrato de mantenimiento y, además, un director de mantenimiento con titulación técnica competente |
Cómo saber si su instalación supera los 70 kW
El umbral se refiere a la potencia térmica nominal total instalada en generación de calor o de frío, no a la potencia eléctrica contratada ni a la de un solo aparato. Si una planta de oficinas tiene varias unidades exteriores de un sistema VRV o VRF, o una nave combina dos equipos de cubierta con algunos splits en la zona administrativa, hay que sumar las potencias de generación para saber en qué tramo está la empresa.
La forma más fiable de comprobarlo es revisar el certificado de la instalación que se registró ante la Generalitat al ponerla en servicio, o la memoria técnica o el proyecto que lo acompañaba. Si esos papeles no aparecen, las placas de características permiten reconstruir la cifra equipo a equipo. Es frecuente que instalaciones ampliadas por fases, a medida que crecía el negocio, hayan superado el umbral sin que nadie actualizara la documentación.
Qué debe incluir un contrato de mantenimiento de climatización
Un contrato de una página que promete una revisión al año no cumple su función. El documento tiene que permitir a cualquiera, desde el gerente hasta un inspector, saber qué equipos están cubiertos, qué se hace en cada uno, con qué frecuencia y cómo se acredita. Estos son los apartados que conviene exigir antes de firmar o renovar un contrato de mantenimiento preventivo:
Si la instalación supera los 5.000 kW en calor o los 1.000 kW en frío, el contrato debe identificar además al director de mantenimiento. Y cuando conviven usos muy distintos, como una sala técnica o un CPD que no puede quedarse sin frío junto a oficinas con horario de mañana, es útil que el contrato fije prioridades por zona para que nadie tenga que improvisarlas el día de una avería.
- Identificación del titular, del emplazamiento y del expediente con el que se registró la instalación.
- Inventario de equipos con marca, modelo, potencia, refrigerante y ubicación, como anexo que se actualiza al añadir o retirar aparatos.
- Operaciones preventivas y su periodicidad, tomando como mínimo las que fija la instrucción técnica IT 3 del RITE.
- Programa de gestión energética, con seguimiento de consumos y del rendimiento de los generadores.
- Forma de llevar el registro de operaciones y quién conserva cada copia.
- Emisión del certificado anual cuando la instalación supere los 70 kW.
- Tratamiento de las averías, los materiales y las piezas que no entran en la cuota.
- Cómo se comunican por escrito las anomalías y las propuestas de corrección.
- Duración, renovación y entrega de la documentación si se cambia de empresa.
El registro de operaciones y el certificado anual en la Comunitat Valenciana
Cada intervención debe quedar reflejada en el registro de operaciones de mantenimiento, que forma parte del Libro del Edificio. Lo prepara la empresa mantenedora, pero la responsabilidad de tenerlo es del titular, y el reglamento obliga a conservarlo durante al menos cinco años. En la práctica, conviene pedir que cada visita genere una anotación fechada con el equipo, la operación y el técnico, y recibir copias periódicas en lugar de depender del archivo de la mantenedora.
Cuando el contrato es obligatorio, la mantenedora firma cada año un certificado de mantenimiento cuya validez máxima es de un año. En la Comunitat Valenciana, la Resolución de 18 de septiembre de 2024 de la Dirección General de Industria aprobó un modelo oficial de uso obligatorio. Ese certificado no se registra ante los servicios territoriales de industria: el titular guarda una copia, la incorpora al Libro del Edificio si existe y la presenta cuando la administración la pide.
El modelo incluye un resumen anual de consumos de combustible, electricidad y agua, junto con una declaración expresa de que el mantenimiento se ajustó al manual de la instalación. Por eso el contrato debería prever cómo se recogen esas lecturas durante el año, porque si se dejan para el último mes suelen faltar datos. Si el registro arrastra huecos de ejercicios anteriores, una revisión del cumplimiento RITE ayuda a ponerlo al día antes de que lo pida un tercero.
Frecuencia de las visitas según la IT 3 y el clima de València
La instrucción técnica IT 3 del RITE recoge operaciones mínimas con su periodicidad, que varía según el tipo de equipo, la potencia y el uso del edificio. En las instalaciones de más de 70 kW, parte de esas comprobaciones tienen frecuencia mensual. Un contrato bien hecho parte de esa tabla reglamentaria, añade las indicaciones de cada fabricante y la adapta a las horas reales de funcionamiento del edificio.
El clima local también cuenta. En València la temporada de refrigeración es larga y los veranos son húmedos, lo que pone a prueba los desagües de condensados y obliga a que filtros y baterías lleguen limpios a junio. Por eso las revisiones de frío tienen más sentido en primavera. En los edificios próximos al mar, como los de la zona del puerto y los Poblados Marítimos, la corrosión de las unidades exteriores merece además una atención específica.
Errores habituales al contratar el mantenimiento
La mayoría de los problemas no vienen de la mala fe, sino de contratos redactados con prisa o heredados de otra etapa de la empresa, cuando la instalación era más pequeña o el edificio tenía otro uso. Al revisar el contrato vigente, compruebe si cae en alguno de estos fallos, que son los que más a menudo aparecen cuando alguien pide la documentación:
Corregir estos puntos suele ser sencillo cuando se detectan con calma, por ejemplo al preparar el presupuesto del año siguiente o al renovar el contrato. Hacerlo después de una avería grave o de un requerimiento obliga a reconstruir información que quizá ya no existe y a tomar decisiones apresuradas sobre equipos que llevaban años sin un seguimiento documentado.
- No hay inventario, así que nadie sabe con certeza qué equipos están cubiertos.
- Los equipos instalados después de la firma nunca se incorporaron al contrato.
- Las visitas se describen como revisión general, sin operaciones concretas.
- El registro de operaciones solo lo tiene la mantenedora.
- Nadie ha emitido el certificado anual aunque la instalación supera los 70 kW.
- Se confunde la garantía del fabricante con el mantenimiento reglamentario.
- Las reparaciones se aprueban de palabra y no quedan reflejadas.
En resumen para tu empresa
Si no tiene claro en qué tramo de potencia está su instalación o si el contrato vigente cubre lo que exige el RITE, lo más práctico es comprobarlo sobre el terreno. En Solvenic Valencia somos empresa mantenedora habilitada RITE, atendemos exclusivamente a empresas de València y de los municipios de su área metropolitana, y hacemos una visita técnica sin compromiso para inventariar los equipos, revisar la documentación y entregarle por escrito una propuesta de mantenimiento ajustada a su instalación.
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre si una empresa con más de 70 kW no tiene contrato de mantenimiento?
Incumple el RITE, y quien responde es el titular. La falta de contrato puede salir a la luz en una inspección, en un requerimiento de la administración o cuando la propiedad, un comprador o la aseguradora piden el certificado anual. El régimen sancionador aplicable es el de la Ley 21/1992, de Industria. Además, sin registro de operaciones es difícil demostrar que una avería o un siniestro no se deben a la falta de mantenimiento.
En un local alquilado, ¿quién firma el contrato de mantenimiento?
El RITE atribuye la obligación al titular o usuario de la instalación, así que en un alquiler la respuesta depende del contrato de arrendamiento y de quién figure como titular. Con frecuencia lo asume el inquilino que usa los equipos, pero conviene dejarlo por escrito y pedir al propietario, al entrar en el local, el certificado de la instalación, el manual y el registro de operaciones existente.
¿Puedo cambiar de empresa mantenedora antes de que termine el contrato?
Depende de las cláusulas de duración y preaviso que haya firmado. Lo importante, cambie cuando cambie, es que la nueva empresa reciba el Manual de Uso y Mantenimiento, el registro de operaciones de los últimos años y los certificados emitidos. Si esa documentación se pierde en el traspaso, el titular queda en mala posición ante una inspección, porque tendrá que acreditar un historial que ya no puede demostrar.
