Cambiar de empresa de climatización, o elegir la primera para una sede nueva, suele decidirse comparando presupuestos. Es comprensible, pero deja fuera lo que más pesa a medio plazo: si la empresa puede legalmente hacer el trabajo, si dejará la documentación que exige el reglamento y si su propuesta describe con precisión qué va a hacer. Un error en esa elección se nota en la primera inspección, en la primera avería seria o al vender el inmueble.
Esta guía recoge las comprobaciones que puede hacer cualquier responsable de compras, de mantenimiento o de instalaciones antes de firmar, tanto si busca una instaladora para una obra como una mantenedora para equipos que ya funcionan. Todas se apoyan en el RITE (Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios) y en los trámites que gestiona la Generalitat en la Comunitat Valenciana.
Qué significa que una empresa esté habilitada RITE
Para montar o mantener instalaciones térmicas en edificios, una empresa necesita estar habilitada. La habilitación no es una licencia que se espera durante meses: basta con que la empresa entregue a la administración autonómica una declaración responsable en la que el titular de la empresa manifiesta que cumple los requisitos. Esa declaración permite trabajar en toda España, y la administración inscribe después a la empresa de oficio en su registro.
Los requisitos están en el artículo 37 del RITE. Los dos que más interesan al cliente son un seguro de responsabilidad civil profesional, u otra garantía equivalente, con una cuantía mínima de 300.000 euros, y al menos un operario en plantilla con carné profesional de instalaciones térmicas de edificios. El carné es personal y no capacita por sí solo para trabajar: el técnico tiene que hacerlo dentro de una empresa habilitada.
Pedir esta información no es una muestra de desconfianza, sino parte de una contratación ordenada. Una empresa seria entrega sin rodeos la documentación que acredita su habilitación, el justificante del seguro en vigor y los datos de los técnicos que atenderán su instalación. Si la respuesta es vaga o se aplaza una y otra vez, es un dato a tener en cuenta antes de seguir adelante con la contratación.
La documentación que debe dejarle una empresa instaladora
En una instalación de climatización nueva o en una reforma, la instaladora no solo monta equipos. El RITE exige un documento técnico previo, cuyo alcance depende de la potencia, y un certificado final que debe registrarse ante la Generalitat antes de la puesta en servicio. Sin ese registro, el reglamento prohíbe el suministro de energía a la instalación, de modo que el papeleo no es un trámite que se pueda dejar para más adelante.
En la sede electrónica de la Generalitat estos registros se tramitan como comunicación de instalaciones térmicas, con procedimientos distintos para las de 5 a 70 kW y para las de más de 70 kW. Pida el justificante con el número de expediente y guárdelo: lo necesitará años después, porque ese número figura en los certificados de mantenimiento y lo solicitan las entidades que realizan las inspecciones.
| Documento | Cuándo se exige | Para qué le sirve |
|---|---|---|
| Memoria técnica | Instalaciones de 5 a 70 kW | Describe el diseño y justifica que cumple el reglamento |
| Proyecto de técnico competente | Instalaciones de más de 70 kW | Recoge cálculos, planos y especificaciones de la instalación |
| Certificado de la instalación | Al terminar la obra | Se registra ante la Generalitat y permite la puesta en servicio |
| Manual de Uso y Mantenimiento | Con la entrega de la instalación | Fija cómo usar y mantener los equipos y es la base del mantenimiento |
Qué preguntar a una empresa mantenedora antes de firmar
Con una mantenedora la relación dura años, así que conviene conocer su forma de trabajar antes de comprometerse. La primera señal es cómo prepara la oferta: si pide visitar la instalación, revisar los equipos y ver la documentación existente, o si envía una cifra sin haber pisado el edificio. Estas preguntas ayudan a distinguir una propuesta pensada para su caso de una genérica:
Las respuestas por escrito valen más que las verbales. Si la empresa tiene sedes en varios municipios, por ejemplo oficinas en la ciudad y un almacén en Riba-roja de Túria o en el entorno de Paterna y Fuente del Jarro, pregunte también si podrá atenderlas todas con el mismo formato de informe y un único interlocutor.
- ¿Qué inventario de equipos han tomado como base y quién lo mantendrá actualizado?
- ¿Qué operaciones harán en cada visita y con qué frecuencia, según la IT 3 del RITE?
- ¿Cómo se anotan las intervenciones en el registro de operaciones y cómo accedo a él?
- ¿Emitirán el certificado anual con el modelo oficial de la Comunitat Valenciana cuando corresponda?
- ¿Los técnicos son plantilla propia o subcontratan parte del trabajo?
- ¿Cómo comunican las anomalías y quién aprueba las reparaciones?
- ¿Qué documentación de prevención de riesgos laborales aportan para trabajar en nuestras instalaciones?
Cómo comparar propuestas por escrito
Dos ofertas con importes parecidos pueden cubrir trabajos muy distintos. Antes de compararlas por la cifra final, colóquelas una al lado de otra y compruebe que hablan de lo mismo: los mismos equipos, las mismas operaciones, la misma frecuencia y el mismo tratamiento de lo que queda fuera. Una propuesta que no detalla el alcance no es más barata; simplemente traslada la incertidumbre a la factura de las reparaciones.
El coste de un mantenimiento o de una instalación depende de factores que la propuesta debería hacer visibles: número y tipo de equipos, potencia, accesibilidad de las unidades exteriores en cubiertas o patios, necesidad de trabajar fuera del horario de la empresa, estado inicial de la instalación y documentación que haya que regularizar. Si una oferta no menciona ninguno de estos puntos, probablemente no se ha preparado a partir de su caso concreto.
Señales de alerta antes de contratar
Algunas prácticas deberían hacerle dudar, por atractiva que parezca la oferta. No implican necesariamente mala fe, pero sí que la empresa no va a dejarle cubierto ante el reglamento ni ante un problema serio en la instalación. Estas son las que aparecen con más frecuencia en las contrataciones de climatización para empresas y comercios:
- Presupuesto cerrado sin haber visitado la instalación.
- Propuesta de instalar sin memoria técnica ni proyecto, o de dejar la legalización para más adelante.
- Visitas de mantenimiento descritas solo como revisión, sin operaciones concretas.
- Recargas de refrigerante repetidas sin localizar y reparar la fuga.
- Ninguna mención al registro de operaciones ni al certificado anual.
- Evasivas al pedir la acreditación de la habilitación o del seguro.
Ventajas y precauciones de contratar instalación y mantenimiento con la misma empresa
Encargar la instalación y después el mantenimiento a la misma empresa tiene ventajas claras: conoce el diseño, sabe dónde están los puntos delicados y no hay discusiones sobre a quién corresponde un fallo de los primeros meses. También simplifica la entrega de documentación, porque quien redactó el Manual de Uso y Mantenimiento es quien lo aplicará después en cada visita.
La precaución es conservar la capacidad de comparar. Que la instaladora asuma el mantenimiento de la climatización no debe impedir que el titular disponga de toda la documentación y del registro de operaciones, de forma que pueda cambiar de proveedor si el servicio no responde a lo esperado. Las inspecciones periódicas de eficiencia energética, en cambio, deben hacerlas entidades independientes de la instalación.
En resumen para tu empresa
Elegir bien a la empresa de climatización evita problemas que aparecen años después, cuando ya es tarde para reconstruir papeles o rehacer una instalación mal planteada. En Solvenic Valencia somos empresa instaladora y mantenedora habilitada RITE, con equipo técnico propio, y nuestro trabajo se limita a clientes empresa en València y su entorno metropolitano. Pida una visita técnica: revisaremos su instalación y su documentación y le entregaremos una propuesta por escrito, sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Basta con que el técnico tenga carné profesional de instalaciones térmicas?
No. El carné acredita la cualificación de la persona, pero el RITE establece que no capacita por sí solo para realizar instalaciones o mantenimientos: el trabajo debe hacerse dentro de una empresa habilitada. Si un técnico por libre ofrece hacer el trabajo, pregunte qué empresa habilitada lo respalda, quién firmará la documentación y qué seguro de responsabilidad civil cubre su actividad.
¿Cómo compruebo que una empresa está habilitada en la Comunitat Valenciana?
Pídale el justificante de la declaración responsable presentada ante el órgano competente o su número de inscripción en el registro de empresas, junto con el certificado del seguro de responsabilidad civil en vigor. Con esos datos puede consultar a la Generalitat si tiene dudas. Tenga en cuenta que una empresa habilitada en otra comunidad autónoma también puede trabajar en València sin requisitos adicionales.
¿Cuántas propuestas conviene pedir?
No hay un número fijo, pero comparar dos o tres propuestas basadas en una visita a la instalación suele bastar para detectar diferencias de alcance. Más importante que la cantidad es que todas partan del mismo inventario y describan las mismas operaciones. Si una empresa plantea un enfoque distinto, por ejemplo sustituir un equipo en lugar de repararlo, pídale que lo justifique por escrito.
